Wie zijn de tekenbevoegden bij mijn klant?
Wie mag rechtsgeldig een overeenkomst ondertekenen bij een organisatie? Voor veel bedrijven is het een dagelijkse worsteling om dit te bepalen. Bij een eenmanszaak is dit simpel: dat is altijd de eigenaar. Maar bij alle andere rechtsvormen is dit vaak complexer. In een KvK-uittreksel staat beschreven wie mag tekenen en voor wat die mag tekenen. Dat is hun bevoegdheid.
De KvK kent in hoofdlijnen de volgende bevoegdheden:
- volledige volmacht
- beperkte volmacht
- gezamenlijk bevoegd (met andere ...)
- beperkt bevoegd zijn
- alleen/ zelfstandig bevoegd zijn.
Als de bestuurders natuurlijke personen zijn, is het ook nog wel duidelijk. Maar wat als de bestuurder een B.V. is. En wat als de bestuurder van die B.V. ook weer een B.V. is? Een B.V. kan niet tekenen. Het is dan lastiger om te bepalen welke persoon of personen moeten tekenen.
In onderstaand voorbeeld staat het organogram van DirectLease B.V. In de kerstboom met 11 entiteiten staan de bestuurder en enigaandeelhouders. Het zou een enorme klus zijn om dit organogram handmatig op te stellen.
Ook zien we regelmatig dat een persoon meerdere malen in een organogram terugkomt met verschillende bevoegdheden. Bijvoorbeeld: in een werkmaatschappij heeft Mevrouw A. Janssen een beperkte volmacht en bij een holding is zij gezamenlijk bevoegd. Vaak wordt dan gemakshalve aan de organisatie die moet tekenen gevraagd wie mag tekenen zonder dat dit geverifieerd wordt. De gevolgen als een onbevoegd persoon heeft getekend, kunnen achteraf groot zijn. De overeenkomst kan ongeldig worden verklaard met alle gevolgen van dien. Ook voldoe je als organisatie niet aan de Wwft. De Wwft geeft aan dat je moet verifiëren of de contactpersoon van een klant ook bevoegd is om te tekenen.
Geautomatiseerd tekenbevoegden bepalen
Vanuit Tikl bieden we een handige oplossingen om snel en overzichtelijk de tekenbevoegden en hun bevoegdheid te bepalen. Hierbij worden de relevante en meest recente KvK-uittreksel opgehaald en automatisch uitgelezen. Via Robotic Process Automation (RPA) worden de personen en hun bevoegdheid ten opzichte van een entiteit bepaald. Dit zorgt ervoor dat je altijd snel weet welke personen voor wat mogen tekenen bij een organisatie en dat je de complete auditlog hebt.
Uit het onderzoek voor DirectLease B.V. komen dan de volgende tekenbevoegden met hun bevoegdheid naar voren.
Geïnteresseerd hoe wij voor jou snel en gemakkelijk de tekenbevoegden kunnen bepalen voor één of duizenden organisaties tegelijk?
